Każda konferencja rządzi się swoimi prawami. Dlatego znajdziemy mnóstwo sposobów na urządzenie sali konferencyjnej. Przedstawimy jednak te najpopularniejsze, których celem jest powiększenie pojemności, a także wprowadzenie odpowiedniego klimatu, adekwatnie do rangi imprezy. A musimy przyznać, że nie jest to łatwe zadanie.
Idealnym rozwiązaniem jest uniwersalna sala konferencyjna, która może dostosować się różnych wizji organizatorów. Elastyczność to podstawa. Podobnie jak estetyka, która nie może ucierpieć przy przestrzennych metamorfozach. Ponadto, nie wszystkie meble konferencyjne są niczym aranżacyjny kameleon i nie potrafią dostosować się do nowych warunków.
Najprostszą opcję jest układ klasy szkolnej, według którego uczestnicy konferencji patrzą na ekran i przemawiających zza rzędów biurek. To rozwiązanie zakłada udostępnienie przejścia na środku celem lepszego dostępu. Warto również zostawić 1 metr wolnej przestrzeni dla krzesła. Użytkownicy muszą czuć się komfortowo. Wtedy o wiele łatwiej wczuć się w konferencję.
W razie potrzeby można lekko zmodyfikować ten układ, ustawiając rzędy biurek w kształt litery „V”. Wtedy uczestnicy mogą się bardziej otworzyć. Mogą na siebie patrzeć. Nie tylko będą słuchali, ale także aktywnie uczestniczyli w konferencji. W tej kwestii wiele zależy od przyjętej przez organizatorów formy. Taki układ nie zawsze się sprawdza.
Jeśli spotkanie odbywa się w bardziej kameralnym gronie, będziemy potrzebowali długi stół. Ten układ nazywany jest umownie „Radą nadzorczą”. Na końcu stołu zazwyczaj znajduje się organizator lub osoba zajmująca kierownicze stanowisko. Będzie wtedy dobrze widziana z każdego miejsca w sali.
Jeśli konferencja nie wymaga skrupulatnego notowania, wtedy dobrym pomysłem jest zastosowanie układu teatralnego (na zdjęciu), czyli pozbycie się stołów pomiędzy rzędami krzeseł. Uczestnicy skoncentrują się jedynie na uważnym słuchani. Raczej nie będą wchodzić w polemikę z innymi osobami.
Takie rozwiązanie pozwala maksymalnie wykorzystać przestrzeń, jaką nam oferuje sala. Jeśli na konferencję ma przybyć bardzo dużo osób, wtedy układ teatralny sprawdza się znakomicie. Nawet dostawienie dodatkowych krzeseł konferencyjnych nie zaburzy estetyki.
Kolejna opcja to „podkowa”. Taki układ oznacza, że goście/uczestnicy/delegaci zajmują 3 z 6 boków kształtu litery „U”. Jest to najpopularniejsza metoda, która pozwala skoncentrować się na prezentacji. Zazwyczaj wykorzystywana jest przy organizacji szkleń lub spotkań. Można się wzajemnie obserwować, więc bez przeszkód stosowana jest przy okazji formalnych narad.