Zakres tematyczny konferencji naukowej i jej program przygotowany? Jeśli tak, to nie pozostaje Ci nic innego, jak zacząć pracować nad jej realizacją. O czym trzeba pomyśleć? Czego nie wolno przegapić? O tym w dzisiejszym artykule. Zapraszamy!
Pozyskaj budżet
To może nie najważniejsza, ale bardzo istotna kwestia. Bez odpowiedniego budżetu nie będziemy mogli zorganizować udanej konferencji. Przy niewielkim zapleczu finansowym będziemy mogli pozwolić sobie co najwyżej na butelkę wody dla każdego uczestnika i ewentualnie symboliczną obecność ciasteczek wątpliwej jakości. By zyskać niezbędne fundusze, musimy działać wielotorowo. Oczywiście jedną z dróg pozyskania pieniędzy jest opłata konferencyjna dla uczestników. Nie należy jednak na niej głównie bazować i uzależniać od niej całego budżetu. Zbyt wysoka kwota może odstraszyć potencjalnych prelegentów. Postarajmy się o dofinansowanie z uczelni. Poszukajmy pomocy w towarzystwach naukowych. Jeśli temat będzie lotny, to być może znajdziemy także innych sponsorów? Większy budżet pozwoli nam na zorganizowanie publikacji pokonferencyjnej, dobrej jakości catering czy wynajęcie atrakcyjnej sali konferencyjnej.
Jak zdobyć prelegentów? O marketingu i zasięgach
Aby konferencja naukowa się odbyła, potrzebujemy prelegentów. To oczywistość, lecz często organizatorzy tego rodzaju wydarzenia zdają się o tym zapominać, co przejawia się brakiem zaangażowania w działania marketingowe. W końcu w im więcej miejscach pojawi się informacja o konferencji obudowana w przykuwającą wzrok grafikę i interesujące treści, tym do więcej potencjalnych prelegentów dotrzemy i nie będziemy musieli obawiać się, że konferencja będzie składać się z trzech wystąpień. Zadbajmy o ciekawe plakaty, załóżmy wydarzenie na Facebooku, poprośmy instytuty naukowe, by umieściły informację o naszej konferencji na swoich stronach internetowych.
Wynajem sali konferencyjnej i catering
Wynajęciem sali konferencyjnej i wyborem odpowiedniego cateringu powinniśmy zająć się najszybciej jak się da. Najlepiej przed wyborem terminu konferencji. Inaczej nie unikniemy stresu związanego z szukaniem miejsca na ostatnią chwilę. Pamiętajmy, by sala konferencyjna była wyposażona w sprzęt multimedialny, a stoły i krzesła konferencyjne prezentowały się elegancko. Jeśli konferencja ma odbyć się w murach uczelni, a nie posiadamy odpowiedniej liczby krzeseł i stołów, możemy skorzystać z usług firmy, która zajmuje się wypożyczaniem mebli konferencyjnych. Powinniśmy pamiętać także o tym, by zorganizować nocleg w pobliżu budynku, gdzie odbywa się wydarzenie.
Wolontariusz potrzebny od zaraz
Nie zrobisz wszystkiego sam. Do organizacji potrzebni Ci będą wolontariusze. W tę rolę często wcielają się studenci, którzy w zamian za pomoc będą mogli uczestniczyć w ważnym wydarzeniu, ale także zyskają możliwość zdobycia dodatkowych punktów do stypendium.