Už máte pripravený tématický okruh vedeckej konferencie a jej program? Ak áno, tak vám neostáva už nič iné len začať sa venovať jej samotnej realizácii. Na čo musíte myslieť? Na čo nesmiete zabudnúť? O tom sa dozviete viac v dnešnom príspevku. Nech sa páči, prečítajte si nasledujúce riadky!
Získajte financie
To može byť ani nie tak najdôležitejšia, ako priam zásadná vec. Bez peňazí nebudete môcť zorganizovať vydarenú konferenciu. Pokiaľ nemáte dostatočné finančné zázemie, budete si môcť dovoliť maximálne fľašu vody pre každého účastníka a prípadne symbolické koláčiky pochybnej kvality. Aby ste získali dostatočné financie, musíte pracovať na viacerých frontoch. Samozrejme jednou z ciest, ako získať peniaze, je inkasovať konferenčný poplatok od účastníkov. Nie je však vhodné vychádzať z tohto finančného vstupu ako základu celého rozpočtu. Veľmi vysoká suma môže odstrašiť potenciálnych záujemcov. Snažte sa nájsť aj iné finančné prostriedky. Hľadajte pomoc vo vedeckých spoločnostiach a u iných sponzorov. Viac peňazí vám umožní napríklad vydať zborník z konferencie, ponúknuť účastníkom chutný kvalitný catering či prenajať atraktívnu konferečnú sálu.
Ako získať účastníkov? O marketingu a jeho dosahu
Aby sa vedecká konferencia uskutočnila, potrebujeme účastníkov. Hoci je to samozrejmé, organizátori často na to zabúdajú, čo sa prejavuje aj na zanedbávaní marketingu. Čím viac informácií o konferencii v príťažlivej podobe a zaujímavej grafike sa objaví na viacerých miestach, tým je väčšia šanca, že prilákame potenciálnych účastníkov a na konferencii si nevypočujeme maximálne tri vystúpenia. Postarajme sa o plagáty, ktoré pritiahnu pozornosť, vytvorme „udalosť” na Facebooku, skontaktujme sa s vedeckými inštitúciami a poprosme ich, aby umiestnili informáciu o našej konferencii na svojich internetových stránkach.
Prenájom konferenčnej sály a catering
Prenáj konferenčnej sály a výber zodpovedajúceho cateringu musíme riešiť čo najskôr. Najlepšie ešte pred výberom dátumu samotnej konferencie. V opačnom prípade sa nevyhneme stresujúcej situácii a hľadaniu miesta na poslednú chvíľu. Nezabudnime na to, že konferenčná sála musí mať multimediálne vybavenie a elegantné stoly a banketové stoličky. Ak sa má konferencia konať v priestoroch školy a my nemáme dosť stoličiek a stolov, môžeme využiť služby firmy, ktorá sa zaoberá požičiavaním konferenčného nabytku. Musíme tiež myslieť na to, že by sme mali zabezpečiť ubytovanie blízko budovy, v ktorej sa koná akcia.
Dobrovoľníka potrebujete okamžite
Všetko neurobíte sami. Na organizovanie konferencie potrebujete aj dobrovoľníkov. Takúto úlohu preberajú často študenti, ktorí sa na oplátku za pomoc, budú môcť zúčastniť dôležitého podujatia.