Konferencje to wydarzania prestiżowe, podczas których spotykają się naukowcy, biznesmeni, czy dziennikarze z całego świata. Organizatorzy konferencji muszą pamiętać o wielu istotnych sprawach. Aby się w nich nie pogubić, najlepiej przygotować (niczym prelegent) idealny plan. Poniżej przedstawiamy kilka punktów, które należy w nim uwzględnić.
Dziennikarze – specyfika zawodu a organizacja konferencji
Konferencje prasowe rządzą się swoimi prawami. Jak sama nazwa wskazuje, na te wydarzenia będą zaproszeni przedstawiciele mediów, dlatego istotne jest, by poznać specyfikę ich zawodu.
Organizacja konferencji musi być spowodowana jakimś ważnym wydarzeniem – media przyjdą na nią wyłącznie, jeśli będziesz miał coś interesującego do powiedzenia. Zanim zwołasz konferencję, zastanów się więc, czy na pewno nie marnujesz swojego i ich czasu. Jeśli zdecydujesz się, zaplanuj spotkanie z dziennikarzami na rano (do 12.30). Pamiętaj, że muszą wrócić do redakcji i przygotować materiał z wydarzenia jeszcze tego samego dnia!
Twoim zadaniem jest odpowiednie dobranie mówców. Konferencja prasowa tym różni się od naukowej, że eksperci powinni być interesujący dla szerszego grona odbiorców.
Po zakończeniu oficjalnej części nie zrażaj się, jeśli dziennikarze niechętnie będą zadawać publicznie pytania. Dziś media nie lubią dzielić się newsami z innymi redakcjami, dlatego ważne jest, abyś zaplanował dużo czasu do dyspozycji na indywidualne rozmowy.
Miejsce konferencji – wizytówka Twojej firmy
Niezależnie od rodzaju konferencji, jednym z kluczowych elementów jej organizacji jest zarezerwowanie odpowiedniego miejsca, w którym się odbędzie. Czym powinno się charakteryzować? Przede wszystkim musi być to hotel lub sala znajdujące się blisko centrum danej miejscowości. Łatwy dojazd i zapewnione miejsca parkingowe są kluczowymi czynnikami, które wpłyną na odbiór Twojego wydarzenia.
Zanim zwołasz konferencję, osobiście sprawdź miejsce, w którym ma się odbyć. Nie polegaj ani na rekomendacjach znajomych, ani tym bardziej na zdjęciach obiektu zamieszczonych w Internecie. Zwróć uwagę na wielkość sali, rodzaj stołów i krzeseł konferencyjnych. Sprawdź także, czy przestrzeń sali umożliwia na swobodne rozmieszczenie kamer, kabin dla tłumacza oraz stołów cateringowych.
Organizacja konferencji w dużym obiekcie niesie za sobą ryzyko nieproszonych efektów dźwiękowych. Zapytaj koniecznie, czy w czasie trwania Twojego wydarzenia, obok nie będzie odbywać się inne!
Na początek…
Zanim jednak zaczniesz cokolwiek planować, dokładnie sprawdź możliwy budżet na organizację konferencji. Uwzględnij także koszty promocji, obsługi technicznej oraz atrakcji dla uczestników. Pamiętaj, że przeładowany program może ich zmęczyć, dlatego warto zaplanować ciekawy czas rozrywkowy. Zwieńczeniem konferencji może być na przykład impreza integracyjna. Wystarczy do sali dodać rozkładany parkiet taneczny, zamówić catering oraz muzyków. Gwarantujemy, że takie wydarzenie zostanie wysoko ocenione przez uczestników.